CGS WBS Platform adalah solusi enterprise untuk membantu organisasi menerima, melindungi, menilai, dan menangani dugaan pelanggaran secara aman, rahasia, terstruktur, dan terdokumentasi.

Platform mengintegrasikan Whistleblowing System (WBS) dengan Case Management dan Investigation Management, sehingga laporan tidak berhenti sebagai form, email, atau kotak pengaduan, tetapi dapat dikelola sebagai kasus yang dapat ditindaklanjuti dan diaudit. Kanal resmi untuk melaporkan dugaan pelanggaran secara aman dan rahasia, kemudian mengelolanya sebagai kasus investigasi yang terstruktur, terdokumentasi, dan dapat ditelusuri.

1. Mengapa Organisasi Membutuhkan WBS?

Dugaan fraud, korupsi, penyalahgunaan wewenang, konflik kepentingan, pelanggaran kebijakan, dan tindakan tidak etis dapat terjadi di berbagai level organisasi.

Namun, pengelolaan laporan melalui:

• email;
• WhatsApp;
• surat;
• hotline;
• spreadsheet;
• atau komunikasi langsung;

dapat menimbulkan tantangan dalam menjaga:

• kerahasiaan identitas pelapor;
• komunikasi anonim;
• keamanan evidence;
• independensi investigator;
• konflik kepentingan;
• pembatasan akses;
• dokumentasi proses;
• audit trail;
• serta penanganan kasus yang melibatkan pejabat senior.

CGS WBS Platform membantu mengubah proses tersebut menjadi sistem whistleblowing yang terstruktur dari laporan hingga penyelesaian kasus.

2. Apa Itu CGS WBS Platform?

CGS WBS Platform bukan sekadar aplikasi untuk menerima pengaduan.

Platform mengelola siklus whistleblowing secara terintegrasi:

Report → Intake → Screening → Triage → Assignment → Investigation → Evidence → Protection → Review → Closure → Audit Trail

Dengan pendekatan ini, organisasi memiliki satu sistem untuk mengelola:

• laporan;
• pelapor;
• terlapor;
• kasus;
• investigator;
• evidence;
• komunikasi;
• aktivitas investigasi;
• perlindungan pelapor;
• hingga penutupan kasus.

3. Apa Ini dan Apa Bukan?

CGS WBS Platform berfokus pada dugaan pelanggaran dan penanganan kasus, bukan seluruh jenis pengaduan organisasi.

4. Siapa yang Membutuhkan?

CGS WBS Platform ditujukan untuk organisasi yang membutuhkan sistem whistleblowing dengan tingkat keamanan, kerahasiaan, dan governance yang tinggi.

Target Utama

• BUMN;
• BUMD;
• anak usaha BUMN;
• bank umum;
• bank syariah;
• Lembaga Jasa Keuangan;
• holding dan grup perusahaan;
• perusahaan enterprise;
• organisasi dengan fungsi Compliance, Risk, Legal, SPI/Internal Audit, atau Komite Audit.

Platform sangat relevan bagi organisasi yang harus mengelola laporan secara formal dan dapat dipertanggungjawabkan kepada manajemen, auditor, maupun regulator sesuai ketentuan yang berlaku.

5. Siapa yang Dapat Melapor?

Pelapor tidak harus memiliki akun pegawai.

Sesuai kebijakan organisasi, laporan dapat berasal dari:

• pegawai;
• Direksi;
• Komisaris;
• vendor;
• mitra kerja;
• pegawai anak perusahaan;
• nasabah, apabila terkait dugaan pelanggaran;
• masyarakat;
• pihak eksternal lainnya.

Pelapor dapat diberikan pilihan:

Anonymous — Confidential — Identified

sesuai kebijakan dan mekanisme WBS organisasi.

Bukan Semua Pengaduan adalah WBS

Keluhan layanan, masalah administrasi, gaji, saran kantor, atau gangguan IT sebaiknya diarahkan ke kanal yang sesuai.

WBS difokuskan pada dugaan pelanggaran seperti:

• fraud;
• korupsi;
• penyalahgunaan wewenang;
• konflik kepentingan;
• pelanggaran kebijakan;
• misconduct;
• dan kategori pelanggaran lainnya sesuai kebijakan organisasi.

6. Pengalaman Pelapor

CGS WBS Platform dirancang agar proses pelaporan mudah dipahami oleh masyarakat maupun pegawai.

1. Kirim Laporan

Pelapor dapat menyampaikan laporan melalui kanal yang disediakan organisasi, seperti:

• portal WBS;
• email resmi;
• hotline;
• surat;
• walk-in;
• kanal lainnya.

Pelapor dapat memilih mekanisme pelaporan sesuai kebijakan organisasi, termasuk pelaporan anonim.

2. Simpan Nomor Lacak dan Kunci Akses

Setelah laporan diterima, pelapor memperoleh nomor lacak dan kunci akses.

Keduanya digunakan untuk memantau laporan dan mengakses komunikasi melalui sistem.

3. Screening

Tim WBS melakukan pemeriksaan awal untuk menilai laporan.

Informasi status dapat diberikan kepada pelapor sesuai kebijakan dan SLA organisasi.

4. Tindak Lanjut

Tim WBS dapat meminta informasi tambahan melalui secure inbox.

Pelapor dapat memberikan jawaban atau dokumen tambahan tanpa harus menggunakan komunikasi pribadi.

5. Penutupan

Setelah proses penanganan selesai, kasus dapat ditutup sesuai prosedur.

Informasi yang diberikan kepada pelapor disesuaikan dengan kebijakan organisasi dan tingkat kerahasiaan kasus.

7. Fitur dan Kemampuan Utama

Secure Whistleblowing Portal

Portal khusus untuk menerima laporan dugaan pelanggaran.

Mendukung:

• pembuatan laporan;
• kategori pelanggaran;
• deskripsi kejadian;
• informasi terlapor;
• lampiran evidence;
• anonymous reporting;
• confidential reporting;
• tracking laporan.

Multi-Channel Intake

Laporan dari berbagai kanal dapat dimasukkan ke dalam satu sistem.

Portal + Email + Hotline + Surat + Walk-in

Seluruh laporan dapat memiliki nomor tracking dan case record yang terstruktur.

Identity Vault

Identitas pelapor dapat dipisahkan dari data utama kasus.

Informasi seperti:

• nama;
• email;
• nomor telepon;
• NIK;
• informasi identitas lainnya;

dapat diberikan perlindungan dan pembatasan akses khusus.

Tujuannya adalah menjaga agar identitas pelapor hanya dapat diakses oleh pihak yang memiliki kewenangan.

Case Management

Setiap laporan yang memenuhi kriteria dapat dikelola sebagai Case.

Informasi kasus dapat mencakup:

• Case ID;
• kategori;
• severity;
• priority;
• status;
• SLA;
• terlapor;
• investigator;
• timeline;
• evidence;
• aktivitas;
• komunikasi;
• dan closure.

Screening & Triage

Tim WBS dapat melakukan:

• initial screening;
• validasi informasi;
• klasifikasi laporan;
• penentuan kategori;
• severity assessment;
• priority assessment;
• penentuan tindak lanjut.

Hal ini membantu memastikan laporan ditangani berdasarkan tingkat kepentingan dan risiko.

Conflict of Interest Management

Sebelum assignment investigator dilakukan, sistem dapat membantu melakukan pemeriksaan Conflict of Interest (CoI).

Pihak yang memiliki potensi konflik kepentingan dapat dibatasi atau tidak dipilih sebagai investigator sesuai aturan organisasi.

Tujuannya adalah menjaga independensi proses investigasi.

Restricted Case

Kasus sensitif dapat diberikan pembatasan akses khusus.

Contohnya:

• kasus Direksi;
• kasus Komisaris;
• kasus pejabat senior;
• kasus pengelola WBS;
• kasus dengan potensi konflik kepentingan.

Akses terhadap kasus dapat dikontrol berdasarkan role dan kewenangan.

Investigation Management

Kasus yang masuk tahap investigasi dapat dikelola secara terstruktur.

Mencakup antara lain:

• investigator assignment;
• investigation activity;
• investigation timeline;
• evidence;
• finding;
• action;
• review;
• approval;
• closure.

Dengan demikian, investigator tidak perlu mengandalkan kombinasi spreadsheet, email, folder, dan komunikasi pribadi untuk mengelola kasus.

Evidence Management

Evidence dapat dikelola langsung sebagai bagian dari kasus.

Setiap evidence dapat diberikan:

• klasifikasi;
• metadata;
• pembatasan akses;
• kontrol download;
• activity log;
• keterkaitan dengan kasus.

Hal ini membantu menjaga keamanan, keterlacakan, dan pengendalian evidence.

Secure Inbox

Komunikasi dengan pelapor dilakukan melalui inbox yang terhubung dengan laporan atau kasus.

Digunakan untuk:

• pertanyaan investigator;
• permintaan informasi tambahan;
• jawaban pelapor;
• pengiriman dokumen tambahan;
• komunikasi terkait perlindungan pelapor.

Whistleblower Protection

CGS WBS Platform mendukung pengelolaan perlindungan pelapor.

Dugaan retaliasi terhadap pelapor dapat dicatat sebagai kasus tersendiri dan dikaitkan dengan laporan awal.

Dengan demikian, organisasi dapat menelusuri hubungan antara laporan dan tindakan perlindungan yang diberikan.

Four Eyes Control

Aktivitas tertentu yang bersifat sangat sensitif dapat membutuhkan lebih dari satu pihak yang berwenang.

Contohnya:

• unmasking identitas;
• export data sensitif;
• akses tertentu terhadap data nasabah;
• tindakan kritis lainnya.

Tujuannya adalah mengurangi risiko penyalahgunaan kewenangan oleh satu orang.

Role-Based Access Control

Akses sistem disesuaikan dengan role pengguna.

Contoh role dapat mencakup:

• Administrator;
• WBS Manager;
• Case Manager;
• Investigator;
• Reviewer;
• Compliance;
• SPI/Internal Audit;
• Management;
• Committee;
• Auditor.

Hak akses dapat mengatur:

Menu → Data → Case → Action → Approval

sesuai kewenangan masing-masing role.

Dashboard & Analytics

Dashboard memberikan gambaran kondisi WBS tanpa harus membuka seluruh detail kasus.

Informasi dapat mencakup:

• jumlah laporan;
• open case;
• closed case;
• kategori kasus;
• severity;
• aging;
• SLA;
• status investigasi;
• workload investigator;
• tren laporan;
• distribusi kasus.

Informasi ditampilkan sesuai role dan hak akses pengguna.

Audit Trail

Aktivitas penting dalam sistem dapat dicatat dan ditelusuri.

Contohnya:

• login;
• melihat case;
• perubahan status;
• assignment;
• akses evidence;
• download;
• export;
• approval;
• closure;
• aktivitas Identity Vault.

Audit trail membantu organisasi menjawab:

Siapa melakukan apa, terhadap data apa, dan kapan dilakukan?

8. Keamanan dan Kerahasiaan

CGS WBS Platform dirancang dengan prinsip Security & Privacy by Design.

Identity Protection

• Identity Vault terpisah;
• data masking;
• pembatasan akses;
• need-to-know access.

Authentication

• MFA untuk pengguna internal;
• secure session;
• cookie HttpOnly;
• tidak menyimpan token sensitif di localStorage.

Application Security

• rate limiting;
• server-side authorization;
• RBAC;
• restricted case;
• Four Eyes;
• audit trail;
• export control.

Keamanan tidak bergantung pada tampilan aplikasi. Hak akses tetap divalidasi di sisi server.

Data Residency

Untuk kebutuhan implementasi yang mensyaratkan data berada di Indonesia, data produksi, backup, Identity Vault, dan evidence dapat ditempatkan pada infrastruktur di Indonesia sesuai arsitektur implementasi yang disepakati.

AI Governance

Apabila AI digunakan dalam platform, AI berfungsi sebagai asisten, bukan pengambil keputusan.

AI dapat membantu:

• klasifikasi;
• summarization;
• pencarian;
• analisis awal;
• rekomendasi.

Keputusan akhir tetap dilakukan oleh manusia yang berwenang.

9. Acuan Regulasi dan Standar

CGS WBS Platform dirancang dengan mempertimbangkan kebutuhan tata kelola, whistleblowing, anti-fraud, perlindungan data, dan keamanan informasi.

Platform dirancang untuk mendukung organisasi dalam mempersiapkan dan menjalankan kontrol yang relevan terhadap kebutuhan GCG, anti-fraud, perlindungan data, dan whistleblowing.

Penggunaan platform tidak secara otomatis berarti organisasi memperoleh sertifikasi atau otomatis memenuhi seluruh kewajiban regulasi.

10. Nilai Bisnis bagi Organisasi

CGS WBS Platform membantu organisasi:

Meningkatkan Kerahasiaan

Identitas pelapor dan informasi sensitif dapat dilindungi melalui pemisahan data dan kontrol akses.

Meningkatkan Independensi

Conflict of Interest dan Restricted Case membantu menjaga independensi penanganan kasus.

Mengurangi Proses Manual

Mengurangi ketergantungan pada spreadsheet, email, folder, dan komunikasi informal.

Meningkatkan Auditability

Aktivitas penting dapat ditelusuri melalui audit trail.

Mempercepat Pengelolaan Kasus

Tim WBS memiliki satu sistem untuk memantau status, SLA, investigator, evidence, dan aktivitas kasus.

Memperkuat Governance

WBS menjadi bagian dari sistem tata kelola organisasi yang terstruktur, bukan sekadar kanal pelaporan.

11. Mengapa CGS WBS Platform?

CGS WBS Platform menggabungkan Whistleblowing, Case Management, Investigation, Evidence, Protection, dan Audit Trail dalam satu platform.

Dari:

Email → WhatsApp → Spreadsheet → Folder → Manual Tracking

Menjadi:

Report → Protect → Screen → Triage → Investigate → Evidence → Review → Close → Audit

Sehingga organisasi memiliki:

Satu Kanal
untuk menerima laporan.

Satu Sistem
untuk mengelola kasus.

Satu Governance
untuk mengendalikan akses dan proses.

Satu Audit Trail
untuk memastikan aktivitas dapat ditelusuri.

12. Cocok untuk Berbagai Fungsi Organisasi

CGS WBS Platform dapat digunakan dan dikelola secara kolaboratif oleh:

• Direksi;
• Komisaris;
• Komite Audit;
• Compliance;
• SPI/Internal Audit;
• Risk Management;
• Legal;
• Corporate Secretary;
• WBS Management;
• Information Security;
• dan fungsi terkait lainnya.

Setiap fungsi mendapatkan informasi sesuai kewenangan dan kebutuhan untuk mengetahui.

13. Demo

Bangun WBS yang Lebih Aman, Terstruktur, dan Terukur

CGS WBS Platform membantu organisasi mengganti kanal pelaporan informal dengan sistem yang mampu mengelola dugaan pelanggaran dari laporan hingga penyelesaian kasus.

Demo dapat mencakup:

Portal Pelapor

Melihat bagaimana laporan dibuat, identitas dilindungi, nomor tracking diberikan, dan komunikasi dilakukan melalui secure inbox.

Case Management

Melihat bagaimana laporan masuk, dilakukan screening, triage, conflict check, assignment, investigation, evidence management, hingga closure.

Dashboard Management

Melihat bagaimana manajemen memperoleh informasi WBS dan KPI tanpa membuka informasi yang tidak diperlukan.

Langkah Berikutnya

Demo Platform → Assessment Proses WBS → Penyesuaian Workflow & Kebijakan → Implementasi

Parameter seperti workflow, SLA, taxonomy, severity, role, approval, dan kebijakan WBS dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.

CGS Digital

CGS WBS Platform

Secure Whistleblowing. Structured Investigation. Stronger Governance.

Enterprise Whistleblowing & Investigation Case Management

Powered by CGS Digital